Pressekonferenz

Pressekonferenzen – für viele Unternehmen ein Muss und zugleich eine Qual – für andere dagegen eine gute Gelegenheit zur Kontakt- und Imagepflege. Ist alles perfekt geplant und vorbereitet, stellen wir uns optimal dar, haben wir nichts vergessen? So mancher Presseverantwortliche gerät bei der Planung und Durchführung einer Pressekonferenz gehörig ins Schwitzen. Damit die Vorbereitung nicht zu einer lästigen „Einladerei“ wird, haben wir für Sie einige Tipps für eine gelungene Pressekonferenz, die auch die gewünschte Medienwirkung erzielt, zusammengestellt.

Nur wirkliche Themen brauchen eine Pressekonferenz

Veranstalten sollte man eine Pressekonferenz nur dann, wenn das Thema mehr hergibt als eine fünfzeilige Nachricht. Oberster Grundsatz einer Pressekonferenz ist die Effizienz. Sie soll nicht in eine Mammutveranstaltung mit Chichi und Gesang ausarten, sondern hier sollen in kürzester Zeit so viele Informationen wie möglich gegeben werden.

Warum, wo und wann?

Definieren Sie ein klares Ziel für Ihre Veranstaltung! Journalisten nehmen es übel, wenn sie ihre kostbare Zeit für einen nichtigen Anlass opfern. Wählen Sie den Ort der Pressekonferenz unter dem Gesichtspunkt der Zweckmäßigkeit und der räumlichen Lage aus. Zu gegebenem Anlass können Sie sich einen besonders originellen Ort für Ihre Veranstaltung aussuchen. Für eventuelle Einzelinterviews nach der Pressekonferenz sollte ein ruhiger Nebenraum vorhanden sein. Berücksichtigen Sie beim Festlegen des Termins, welche Veranstaltungen parallel laufen, um mögliche Überschneidungen zu vermeiden. Es ist sinnvoll, eine Pressekonferenz am späten Vormittag anzusetzen, denn dann haben die meisten Journalisten noch etwas Luft. Sie sollte nicht länger als eine Stunde dauern; zwei Referate à 20 Minuten sind vollkommen ausreichend.

Rechtzeitig einladen und nachfassen

Einladungen zu einer Pressekonferenz sind kurz und knapp gehalten und sollen Appetit auf die Veranstaltung machen. Laden Sie drei bis vier Wochen vor der Veranstaltung schriftlich ein. Die Einladung umfasst Anlass, Programm, Ort, Zeit , Anfahrtsskizze, Parkhinweise und ein vorformuliertes Antwortfax. Nicht zurückgesandte Antwortschreiben bieten dem Veranstalter eine optimale Gelegenheit, noch einmal „nachzufassen“. Dieser Anruf ist ein nicht zu unterschätzender Bestandteil der Vorbereitung. Neben dem Überprüfen des Verteilers, erleichtert er die Planung und bietet eine gute Möglichkeit, Interesse zu wecken. Nehmen Sie auch nach der Konferenz Kontakt zu Journalisten auf und lassen Sie sich deren Eindrücke schildern.

Woran ist zu denken?

Zu den unverzichtbaren Bestandteilen gehören neben der Herstellung von Namensschildern für die einzelnen Podiumsgäste die Vorbereitung der zugehörigen Pressemappe. Sie enthält sowohl eine Pressemitteilung über Aussagen und Anliegen der Pressekonferenz als auch Informationen zu den einzelnen Gästen. Darüber hinaus beinhaltet sie die Statements der Gäste, eine Kurzvorstellung des Veranstalters sowie gegebenenfalls eine Info-Broschüre zu Produkten (keine Werbeprospekte!). Es empfiehlt sich, die Pressemappe erst nach der Veranstaltung auszuhändigen. Sollte die Pressemappe im Vorfeld der Konferenz herausgegeben werden, ist es ratsam, mit dem Journalisten eine Sperrfrist zu vereinbaren. So darf er seinen Artikel erst anschließend veröffentlichen.

Die Bewirtung der Teilnehmer ist nicht zwingend erforderlich, trägt jedoch zu einer angenehmen Atmosphäre bei. Ebenfalls gehören kleine, nicht überteuerte Gastgeschenke in die Kategorie „Nettigkeiten“.