Geschäftsbrief

Fünf Regeln für einen gelungenen Geschäftsbrief

Er ist allgegenwärtig bei der Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Dienstleistern. Wie eine persönliche Begegnung oder eine Visitenkarte vermittelt er den entscheidenden ersten Eindruck vom Unternehmen, das wir repräsentieren: der Geschäftsbrief.

Obwohl wir täglich mit ihm konfrontiert werden, formulieren viele Schreiber ihre Briefe weiterhin altmodisch und umständlich. Wir haben unter folgendem Link fünf Regeln für Sie zusammengestellt, an die sich ein guter, moderner Geschäftsbrief halten sollte.

1. „Formulieren Sie positiv und aktiv!“

Diese Aussage klingt flüssiger als die passive Satzstellung: „Aktive Formulierungen sollten verwendet werden“. Durch den Austausch des Verbs „formulieren“ für das Substantiv „Formulierungen“ erreicht man zusätzlich einen kürzeren und angenehmeren Satzklang.

Ein ansprechender Text verzichtet auf negative Formulierungen: „Verwenden Sie positive Aussagen…“ statt „Verwenden Sie keine negativen Aussagen…“

2. „Schreiben Sie kurz und klar!

Reihen Sie lieber zwei kurze Sätze aneinander, anstatt umständliche Schachtelsätze zu verwenden: Statt „Außerdem möchten wir Ihnen noch mitteilen, dass sich die Auslieferung der Ware um eine Woche verzögert“ formulieren Sie besser „Die Lieferung verzögert sich um eine Woche“.

3. „Sprechen Sie den Empfänger direkt an und beantworten Sie seine Fragen!“

Verfahren Sie so, als würden Sie sich direkt mit Ihrem Gegenüber unterhalten: „Sie haben bei uns die Preisliste von Produkt xy angefragt“ anstatt „wir danken Ihnen für die Anfrage..“

Stellen Sie sich vor, welche Fragen der Kunde Ihnen stellen könnte und beantworten Sie diese unverzüglich in Ihrem Brief. „Konkret bedeutet das für Sie…“

4. „Gestalten Sie ein ansprechendes Äußeres!“

Sie können den Leser durch Ihren Text lenken, indem Sie sich seinen Lesegewohnheiten anpassen: Kurze Wörter, Sätze und Absätze werden als erstes gelesen, genauso wie durch Fettdruck oder Unterstreichen hervorgehobene Wörter.

Beginnen Sie mit einem kurzen Absatz. Auch die folgenden Absätze sollten nicht länger als 7 Zeilen sein.

Der Brief muss für den Leser logisch gegliedert und leicht zu folgen sein. Dazu gehört auch eine lesbare Schrift wie Helvetica oder Arial.

5. „Finden Sie ein (sympathisches) Ende!“

Noch immer ist der Abschluss „Mit freundlichen Grüßen“ üblich. Zunehmend werden auch modernere Schlussformeln wie „Freundliche Grüße“, „Freundliche Grüße nach Kiel“, „Sommerliche Grüße“ usw. verwendet. Unterschreiben Sie mit Vor- und Nachnamen. Dies schafft mehr Vertrauen beim Leser. Der Empfänger erwartet übrigens am ehesten eine blaue Unterschrift, weil dies dem ursprünglich handgeschriebenen Brief am nächsten kommt.

Der Name des Ansprechpartners sollte immer maschinenschriftlich angegeben werden, um dem Leser Odysseen durchs Unternehmen zu ersparen.

„Gute Briefe sind wie gute Freunde. Sie dürfen es heute eilig haben, aber sie müssen sich morgen Zeit nehmen.“ – Oscar Wilde (1854-1900), ir. Schriftsteller

„Aus vielen Worten entspringt ebensoviel Gelegenheit zum Missverständnis.“ – William James (1842-1910), amerik. Philosoph